Bütün işgüzar konfranslar ümumiyyətlə iştirakçıları maraqlandıran mövzuları müzakirə edən müxtəlif məruzəçiləri əhatə etsə də, ən yaxşı tədbirlər bir sıra müxtəlif fəaliyyət növlərini özündə birləşdirir. Hədəf auditoriyasının bütün seqmentlərini cəlb edəcək variantları daxil etməklə planlaşdırdığınız növbəti tədbirin uğurlu olmasına əmin olun.
Əsas Natiqlər
Əsas məruzəçilər konfrans iştirakçıları üçün böyük cəlbedici ola bilər. Bunlar adətən ümumi sessiya təqdimatlarıdır, yəni eyni vaxtda sessiya keçirən başqa natiqlər yoxdur. Mövzular adətən standart peşəkar inkişaf tarifindən kənarda olur, ilham və ya unikal fikirlər təklif edir. Əsas məruzəçilər istənilən vaxt təyin oluna bilsələr də, onlar çox vaxt konfransın ilk və son sessiyaları üçün rezervasiya olunurlar.
Tədbirin ölçüsündən və büdcəsindən asılı olaraq, bəzi qruplar məşhurları və ya digər yüksək profilli şəxsləri əsas məruzəçi kimi sifariş edir. Məsələn, Dan Rather 2016-cı ildə HR Florida üçün əsas məruzəçi olub və Malala Yousafzai İnsan Resurslarının İdarə Edilməsi Cəmiyyəti (SHRM) 2018 Konfransı və Sərgisində çıxış edəcək. Kiçik təşkilatlar tez-tez bu sessiyalar üçün yerli məşhurları və ya motivasion spikerləri sifariş edirlər. Siz Milli Natiqlər Assosiasiyası və ya Böyük Speak kimi təşkilatlar vasitəsilə əsas məruzəçiləri tapa bilərsiniz.
Breakout Sessiyaları
Breakout sessiyaları işgüzar konfrans tədbirlərində gün ərzində keçirilən təhsil proqramlarıdır. İştirakçılara müxtəlif mövzular arasından seçim etmək imkanı vermək üçün bir seans eyni vaxtda planlaşdırılır ki, onlar öz cədvəllərini müəyyən dərəcədə fərdiləşdirə bilsinlər. Öz sahənizdə uğurlu mütəxəssisləri, sənaye məsləhətçilərini və təlimçilərini, dövlət qurumlarının nümayəndələrini və digər ekspertləri əsas çıxışlar üçün sifariş etməyi düşünün. Təkliflər təqdim etməkdə maraqlı olan insanları təşviq etmək üçün təşkilatınızın veb saytında məruzəçilər üçün zəng etməyi düşünün.
Bölmə spikerlərini planlaşdırarkən müxtəlif mövzular təklif etmək və insanların maraqlarına uyğun gələn proqramlarda iştirak edə bilməsi üçün mövzuları yaymaq vacibdir. Məsələn, mühasibat uçotu ilə bağlı iki məruzəçiniz varsa, onları müxtəlif vaxtlarda planlaşdırın ki, mühasibat uçotu ilə ən çox maraqlanan insanların hər ikisində iştirak etmək imkanı olsun. Eyni zamanda marketinq və ya müştəri xidməti kimi çox fərqli mövzular təklif edin ki, mühasibat uçotu ilə maraqlanmayan iştirakçılar da seçim edə bilsinlər.
Beyin Hücumları
Konfranslarda iştirak etməyin ən böyük üstünlüklərindən biri həmfikir peşəkarlarla görüşmək və ünsiyyət qurmaq imkanıdır. Müəyyən mövzular üçün xüsusi beyin fırtınası sessiyaları üçün gündəmdə vaxt ayırmağı düşünün. Məsələn, siz iştirakçılar üçün aktual mövzular üzrə dəyirmi masa müzakirələri olmaq üçün bir neçə fasilə sessiyasını blok edə bilərsiniz. Alternativ olaraq, gün ərzində müxtəlif vaxtlarda xüsusi maraq müzakirələri üçün ayrılacaq yerin foyesində oturma yerləri təyin edə bilərsiniz. Təyin olunmuş mövzular haqqında başqalarının nə düşündüyü haqqında daha çox öyrənməkdə maraqlı olan iştirakçılar bu kimi bir şeydə iştirak etmək fürsətinin olmasını yüksək qiymətləndirəcəklər.
Pərakəndə Satış
Konfranslarda tez-tez portativ pərakəndə mağazalar olur ki, burada iştirakçıların sponsorluq assosiasiyasının təklif etdiyi köynəklər, qələmlər, portfellər və s. kimi markalı əşyaları ala bilərlər. Bu pərakəndə satış məntəqələrində adətən tədbirdə çıxış edən müəlliflərin yazdığı kitablar da olur. Qrupunuz böyük həcmdə inventar investisiya edə bilmirsə, sadəcə olaraq iştirakçıların evlərinə və ya ofislərinə göndərilməsi üçün tədbirdə sifariş edə biləcəkləri bir neçə nümayiş elementi təqdim edin. Çox güman ki, evə aparmaq üçün əşyaları daşımaq və ya qablaşdırmaq məcburiyyətində olmamağı qiymətləndirəcəklər, beləliklə, bu yolla daha çox satdığınızı görə bilərsiniz.
Kitab İmzaları
Müəlliflərdən söz düşmüşkən, tədbir zamanı kitabları nəşr etmiş natiqlər üçün kitab imzalarını planlaşdırmaq yaxşı bir fikirdir. Şəxsin nitqindən dərhal sonra müəyyən bir müəllifin kitabının imzalanmasına ev sahibliyi etmək daha yaxşıdır, çünki fərdin təqdimatından həyəcanlanan iştirakçılar imzalamaq üçün kitab almaq üçün birbaşa imza mərasiminə gedə bilərlər. Bu, qrupunuza kitab satışlarını artırmağa kömək edə bilər və həmçinin tədbirinizdə çıxış etmək perspektivini müəllifləri xüsusilə cəlb edir.
Ticarət Şou
İşgüzar konfransların əksəriyyətində satıcıların və sponsorların ödəniş müqabilində öz məhsul və xidmətlərini nümayiş etdirmək üçün stendlər qura biləcəyi ərazinin ayrılmasını nəzərdə tutan ticarət sərgisi hissəsi daxildir. Ticarət sərgisində iştirakla bağlı rüsumlar nəticəsində daxil olan pullar ümumi tədbirin keçirilməsi xərclərini ödəməyə kömək edə bilər və həmçinin planlaşdırma təşkilatına öz əməliyyatlarını dəstəkləmək üçün gəlir əldə etməyə kömək edə bilər.
Bəzi konfranslar üçün ticarət sərgisi hər zaman açıq qalır, digərlərində isə sərgi stend bölməsi yalnız sessiyaların davam etmədiyi vaxtlarda iştirakçılar üçün açıqdır. Hər bir iştirakçıya öz məhsul və xidmətlərini təbliğ edən vitrinlər qurduğu xüsusi stend sahəsi verilir. Onlar kabinələri işə götürmək və iştirakçılarla qarşılıqlı əlaqədə olmaq üçün komanda üzvlərini təyin edirlər. Əksəriyyət məhsul ədəbiyyatını paylayır və bir növ hədiyyə təklif edir (adətən reklam xarakterli biznes hədiyyələri və ya qəlyan altılar), həmçinin gələcəkdə marketinq məqsədləri üçün istifadə etmək üçün iştirakçılardan əlaqə məlumatlarını toplayır.
Səssiz Hərrac
Konfransınız sponsorluq edən qrup və ya digər assosiasiya üçün əsas vəsait yığımıdırsa, səssiz auksion keçirməyi düşünün. Bu, konfrans zamanı iştirakçıların müəyyən bir müddət üçün təklif verə biləcəyi hədiyyə edilmiş əşyaların toplanmasından ibarətdir. Tender başa çatdıqdan sonra hər bir maddə üçün ən yüksək qiymət təklif edən şəxs "qalib gəlir" - bu o deməkdir ki, onlar həmin əşyanı alacaqlar. Məşğul olanlar, xüsusən də böyük sövdələşmələr əldə edərlərsə və təşkilat tədbirdən əlavə gəlir əldə edərsə, alış-veriş və rəqabətdə əylənir.
Qidalar: Yeməklər və Qəlyan altılar
Qida istənilən konfrans tədbirinin vacib hissəsidir! Çox güman ki, siz konqres mərkəzindən, oteldən və ya tədbirin keçiriləcəyi digər məkandan yemək və qəlyan altı almalı olacaqsınız. Tədbir günün erkən saatlarında başlayırsa, səhər yüngül bir səhər yeməyi, boşqab və ya bufet naharı və günortadan sonra qəlyan altılar etməyi planlaşdırmalısınız. Bəzi tədbirlərə bir və ya bir neçə gecədə axşam yeməkləri də daxildir, xüsusən də mükafatlandırma mərasimi və ya xüsusi axşam əsas təqdimatı olarsa.
Menyu sifariş edərkən, xüsusi pəhriz məhdudiyyətlərini nəzərə almaq üçün geniş çeşidli seçimlərə sahib olduğunuzdan əmin olun. Bufet seçimlərini təklif edirsinizsə, gluten, şəkər, buğda, qoz-fındıq və ya ət kimi yeməkləri yeyə bilməyən (və ya etməməyi seçən) insanlar üçün seçimlər olduğundan əmin olun. Vegan həyat tərzinə riayət edənlər üçün də seçimlərin olması məsləhətdir. Əgər siz boşqablı yeməklər təqdim edirsinizsə, iştirakçılara öz yemək tərzinə uyğun yeməkləri seçməyə icazə verin. Bunun yollarından biri qeydiyyat formasına iştirakçıların pəhriz məhdudiyyətlərini müəyyən edə və ya xüsusi sifarişlər verə biləcəyi bölmə daxil etməkdir.
Başlama Qəbulu
Konfransın ilk gecəsində iştirakçıları tədbirə cəlb etməyə və tərəfdarları (satıcılar və sponsorlar) təşviq etməyə yönəlmiş açılış qəbulu təşkil etməyi düşünün. İdeya, insanların iştirak etməyi səbirsizliklə gözləyəcəkləri və onlara strukturlaşdırılmış şəkildə digər iştirakçılarla ünsiyyət qurmaq şansı verəcək əyləncəli bir tədbirə ev sahibliyi etməkdir.
Bu qəbullar tez-tez sərgi salonunda keçirilir və iştirakçılara yemək və içkilərin təqdim olunduğu rahat şəraitdə sərgi iştirakçılarının ilk baxışını təqdim edir. Bu, sərgi stendlərinə sahib olmaq üçün pul ödəyən satıcılar və sponsorlar üçün əlavə dəyər yaradır, çünki bu qəbullarda adətən konfrans iştirakçıları yaxşı iştirak edirlər.
Yəqin ki, siz promosyon müavinəti müqabilində bu növ tədbirin xərclərini yazmaq üçün sponsor tapa bilərsiniz. Əgər qəbulda spirtli içki təqdim edəcəksinizsə, hər bir iştirakçıya müəyyən sayda içki bileti verməyi düşünün ki, onlar heç bir ödəniş etmədən bir neçə içki ala bilsinlər. Bu, xərcləri idarə etməyə və digər potensial öhdəlik məsələlərini də minimuma endirməyə kömək edəcək. Qida və ya digər içkilər üçün heç bir ödəniş olmamalıdır.
Sosial Əlaqələr
İştirakçıların bir-biri ilə əlaqə saxlaması və rahat şəkildə sosiallaşması üçün əlavə qeyri-rəsmi üsulları daxil etmək yaxşı fikirdir. Məsələn, insanların əyləncədə əlaqə saxlamasına imkan verən Tweetup əlavə edə bilərsiniz, eyni zamanda tədbirin sosial media varlığını artırır. Tədbir üçün rəsmi hashtag seçin ki, iştirakçılar öz təcrübələrini onlayn paylaşa bilsinlər.
İştirakçılara müəyyən növ restoranlarda yemək kimi pullarını özləri ödəyəcəkləri qrup tədbirlərində iştirak etmək üçün qeydiyyatdan keçmələrinə icazə vermək yaxşı fikirdir, natiqlər və ya tədbirdə işi vurğulanan müəlliflər, və ya yerli görməli yerləri görmək üçün. Bu, tanıdıqları digər insanlarla birlikdə iştirak etməyən insanlar üçün xüsusilə faydalıdır, çünki bu, onlara digər iştirakçılarla tanış olmaq və təkbaşına çölə çıxmadan yerli ərazi ilə məşğul olmaq imkanı verir.
Əyləncə
Əyləncə böyük konfranslar, xüsusən də bir neçə gün davam edən konfranslar üçün əla əlavə xüsusiyyət ola bilər. Bəzi çoxgünlük konfranslara konsertlər, komediya tamaşaları və ya iştirakçıların iştirak edə biləcəyi partiyalar kimi iş saatlarından sonrakı tədbirlər daxildir. İştirakçılar üçün qəbul ümumi tədbirin qeydiyyat haqqına daxil edilməlidir, baxmayaraq ki, yəqin ki, onlara yalnız əyləncəyə yönəlmiş hissə(lər) üçün əlavə bilet almağa icazə verməlisiniz. Beləliklə, dostları və ya ailə üzvlərini özü ilə gətirən işgüzar səyahətçilər bu cür tədbirlərə öz yoldaşlarını da daxil edə bilərlər.
Məşq Qrupları
Konfransda şəhərdən kənarda olduğunuz zaman məşq rutininizi izləmək çətin ola bilər. Tədbir təşkilatçıları mütəşəkkil qrup məşqlərinin cədvəlini dərc etdikdə faydalı ola bilər. Məsələn, siz yerli ərazi ilə tanış olan bir komitə üzvünə gündəlik gəzintilər və ya qaçışlar təşkil edə və ya iştirak etmək istəyənlərə qrup şəklində fitness dərsləri təklif etmək üçün məkanda bir sahə ayıra bilərsiniz.
İştirakçı Qapı Mükafatları
İnsanlar bir şey qazanmağı sevirlər, buna görə də tədbir zamanı iştirakçılara qeydiyyatdan keçmək və qapı mükafatları qazanmaq yollarını təqdim etmək əla ola bilər. Siz sponsor təşkilat tərəfindən təqdim olunan qapı mükafatlarını, eləcə də satıcıların töhfə verdiyi əşyaları daxil edə bilərsiniz. Məsələn, bəzi qruplar ticarət sərgisi iştirakçıları tərəfindən verilən kiçik mükafatlarla yanaşı, böyük pul mükafatı (təşkilat və ya sponsor tərəfindən maliyyələşdirilir) verə bilər.
Bir çox qruplar iştirakçılara hər bir sponsorun və ya qeydiyyatdan keçib ödəniş edən ilk bir neçə satıcının adı ilə doldurulmuş binqo kartları təqdim etməklə qapı mükafatlarının verilməsi prosesini idarə edir. İştirakçılar unikal möhürlər və ya imzalar əldə etmək üçün göstərilən kabinələrə baş çəkməlidirlər, sonra doldurulmuş kartlar rəsmə daxil edilir. Kartlar əvvəlcədən müəyyən edilmiş vaxtda (adətən günün sonunda) çəkilir və hədiyyələr iştirak edən iştirakçılara verilir.
Bəzi tədbirlərdə qapı mükafatı olan satıcılar iştirakçılardan vizit kartları toplayıb və ya nişanlarından ştrix-kodları skan edərək onları mükafatlandırırlar.
İştirakçı Qapı Mükafatları
Bəzi qruplar həmçinin konfransa maliyyə dəstəyi verən şəxsləri və şirkətləri daha da cəlb etmək üçün sərgi iştirakçılarına qapı mükafatları təklif edirlər. Seçimlərdən biri, növbəti ilki tədbir üçün pulsuz stend sahəsi əldə etmək üçün bir və ya iki sərgi iştirakçısının adını çəkməkdir. Almaqdan zövq alacaqları əyləncəli mükafatlar vermək üçün satıcı nümayəndələrinin adlarını çəkməyi də düşünə bilərsiniz. Onlar bunu qiymətləndirəcəklər və bu, işəgötürənlərini gələn il iştirak etməyə çağırmağa kömək edə bilər!
Qiymətləndirmələr
Builki iştirakçılardan, həmçinin satıcılardan və sponsorlardan rəy almaq vacibdir. İştirak edən hər kəsə qiymətləndirmə formasını doldurmaq üçün bir yol təqdim edin. Bir neçə gün ərzində sorğu göndərərək tədbirdə və ya təqibdə kağız qiymətləndirmələrini paylaya bilərsiniz. Necə rəy soruşmağınızdan asılı olmayaraq, bunu etməyiniz vacibdir! Dinləməyiniz də vacibdir! Nəticələri dərc edin və gələn ilki tədbiri planlaşdırmağa başladığınız zaman nəzərə aldığınız rəyi nəzərə alın.
Möhtəşəm Konfrans Olsun
Bu, konfransa daxil edilə bilən bütün mümkün fəaliyyət növlərinin hərtərəfli siyahısı olmasa da, əla başlanğıc nöqtəsidir. Bu fikirləri nəzərdən keçirin və növbəti tədbirinizin planlaşdırılmasında iştirak edən digərlərini də eyni şeyi etməyə təşviq edin. Öyrəndiklərinizi bəzi fəaliyyətləri seçmək üçün istifadə edin və tədbirinizi hədəf auditoriyanız üçün daha da cəlbedici etməyə kömək edə biləcək digər fikirləri düşünmək üçün başlanğıc nöqtəsi kimi. Orada çoxlu konfranslar var, ona görə də sizinkilərin dəyərli peşəkar inkişaf imkanları və resursları, eləcə də bir qədər əyləncə təmin etdiyinə əmin olmaq üçün addımlar atmaq vacibdir.
