Effektiv könüllü ünsiyyətini saxlamaq hər bir qeyri-kommersiya təşkilatının uğuru üçün vacibdir. Könüllüləri enerjili və öz işlərinə cəlb etmək üçün onlara təşkilatın ehtiyaclarının nə olduğunu bildirmək, onların səylərinə görə minnətdarlığını bildirmək və töhfələrinin nə qədər vacib olduğunu başa düşdüklərinə əmin olmaq vacibdir. Effektiv ünsiyyət könüllülərlə davamlı əlaqələr qurmaq üçün mühüm elementdir.
Veb saytınıza Könüllülər Bölməsi əlavə edin
Veb-saytınıza könüllülər üçün xüsusi bölmə əlavə etmək hazırkı könüllülərinizlə ünsiyyət qurmaq və yenilərini cəlb etmək üçün əla yoldur. Qrupunuzun internet saytında könüllülər üçün ünsiyyət mərkəzi yaratmaq və saxlamaqla, siz könüllülərin təşkilatda baş verənlərdən xəbərdar olmasını asanlaşdıracaqsınız. Könüllüləri hərəkətdə göstərən şəkillər və ya videoları nümayiş etdirdiyinizə əmin olun (icazələri ilə). Siz həmçinin könüllülük imkanları, qarşıdan gələn komitə iclasları və könüllüləri maraqlandıran digər məlumatları dərc edə bilərsiniz. Veb saytınızın nə qədər mükəmməl olmasından asılı olaraq, siz könüllülərə sənədləri yükləmək, onların xidmət saatlarını izləmək və ya təlim materiallarına baxmaq üçün bir yol təqdim edə bilərsiniz.
Sorğu vasitəsilə könüllülərlə tanış olun
Sorğu könüllüləri tanımaq və onların təşkilatınızla necə iştirak etmək istədiklərini öyrənmək üçün faydalı ünsiyyət vasitəsidir. Veb saytınızın könüllülər bölməsi vasitəsilə sorğu keçirmək və ya onu yeni könüllülərə göndərilən e-poçt şablonuna daxil etmək barədə düşünün. Onların hansı növ könüllü fəaliyyətlərində iştirak etmək istədiklərini və hansı bacarıqlara sahib olduqlarını anlamağa imkan verəcək bir neçə sual olmalıdır. Kiminsə nəticələri nəzərdən keçirməsini xahiş edin, sonra onların maraqlarına uyğun gələn komitələr və ya layihələr haqqında məlumatla fərdi şəkildə əlaqə saxlayın. Bu məlumatı gələcəkdə yeni layihələr mövcud olduqda insanları xəbərdar etmək üçün istifadə edilə bilən könüllülər bazasına daxil edin.
Sosial Media Vasitəsilə Könüllülərlə Əlaqə Saxlayın
Könüllülər və digər maraqlı tərəf qrupları ilə qarşılıqlı əlaqə üçün ünsiyyət vasitəsi kimi təşkilatınızın sosial media varlığından istifadə edin. Könüllüləri təşkilatın sosial media səhifələrini izləməyə və onları Twitter və ya İnstaqramda izləmək kimi lütfü geri qaytarmağa təşviq edin. Qrupunuzun könüllülərinin töhfələrini vurğulayan fotoşəkillər və başlıqlar, həmçinin qrupun mediada işıqlandırılmasına keçidlər yerləşdirin. Təşkilatın yazılarını şərh etmək və/və ya paylaşmaqla könüllüləri qarşılıqlı əlaqədə olmağa təşviq edin. Sosial paylaşımları əlaqələndirmək və ya kömək etmək üçün sosial media komitəsi yaradaraq, təşkilatın ümumi kommunikasiya səyləri ilə könüllülərin iştirakını təşviq edin.
Könüllü bülleteni dərc edin
Bir çox qeyri-kommersiya təşkilatları aylıq və ya rüblük əsasda könüllülərə, eləcə də donorlara, maliyyə agentliklərinə, istehlakçı yönləndirmə mənbələrinə və digər qruplara xəbər bülleteni göndərirlər. Xəbər bülleteni yaymaq maraqlı tərəflərə xeyriyyə qrupunun son nailiyyətləri, cari layihələri və gələcək hədəfləri haqqında məlumat vermək üçün əla yoldur. O, həmçinin görkəmli könüllülərin töhfələrini tanımaq üçün əla vasitə təqdim edir. Könüllülərinizin və digər maraqlı tərəflərin kimliyindən asılı olaraq, xəbər bülleteni çap edib poçtla göndərməli ola bilərsiniz və ya elektron bülleten sizə daha yaxşı xidmət göstərə bilər. Maraqlı tərəfləri seçdikləri çatdırılma seçiminə abunə olmağa dəvət etməyi düşünün.
Tək-tək şəxsi əlaqə saxlayın
Könüllülərlə əlaqələr qurmağa gəldikdə, vaxtını və istedadını təşkilatınıza səxavətlə bağışlayan şəxslərlə şəxsi əlaqə qurmağı heç nə əvəz edə bilməz. Sədr vəzifələrində çalışan və ya xeyriyyə qrupunuzun öz missiyasını yerinə yetirməsinə imkan verən digər əsas rolları oynayan könüllülərlə vaxtaşırı üzbəüz görüşlər planlaşdırmaq məsləhətdir. Dövri olaraq könüllüləri qeydiyyata almaq üçün çağırmaq, onlardan rəsmi, şəxsi müzakirə və ya video konfrans üçün vaxt ayırmalarını istəmədən fərdi əlaqə saxlamaq üçün effektiv yol ola bilər. İcraçı direktor könüllülərin dayanmağa və ya şəxsi əlaqə üçün zəng etməyə təşviq edildiyi zaman söhbət vaxtları da qura bilər.
Komitə İclasları Vasitəsilə Qoşulun
Könüllülər komitəsinin iclasları bütün növ layihələrin uğuru üçün vacib ola bilər. Yeni layihə başladıqda, könüllülüklə maraqlananlarla görüş keçirmək məsləhətdir ki, onlar hansı növ rolların mövcud olduğu və hər birinin hansı vaxt öhdəliyi tələb edə biləcəyi haqqında daha çox öyrənmək imkanı əldə etsinlər. Komitə yaradıldıqdan sonra, istər xüsusi layihə, istərsə də davam edən işçi qrup üçün, müntəzəm görüşlər prosesi idarə etmək və effektiv könüllü ünsiyyətini saxlamaq üçün vacib olmağa davam edir. Yaxşı olar ki, könüllülər əvvəlcədən planlar qura bilsinlər deyə, hər ayın üçüncü çərşənbə axşamı kimi yığıncaqlar üçün müəyyən bir cədvəl tərtib edəsiniz.
Könüllülərdən Rəyinizi Paylaşmalarını İstəyin
Ünsiyyət hər iki istiqamətdə getməlidir. Könüllüləri öz fikir və ideyalarını təşkilat və onun rəhbərləri ilə bölüşməyə həvəsləndirmək könüllülərə məlumat axınını təmin etmək qədər vacibdir. Könüllülərin rəy bildirmələrini və ya təkliflərini paylaşmalarını asanlaşdırmağın bir çox yolu var. Əgər könüllülər mütəmadi olaraq ofisə gəlirlərsə, təklif qutusu qurun. Və ya, könüllülərin istədikləri zaman istifadə edə biləcəyi geribildirim@ e-poçt ünvanı qurun. İnsanlara görüşlərin gündəliyi ilə bağlı rəy və təkliflərini bölüşmək üçün vaxt ayırmağa vərdiş etmək də yaxşı fikirdir. Siz hətta rəyi araşdırmaq və müzakirə etmək üçün vaxtaşırı fokus qruplarına ev sahibliyi etmək istəyə bilərsiniz. Əsas odur ki, könüllülər üçün rəy bildirmək asandır.
Könüllülər üçün sosial toplantılara ev sahibliyi edir
Könüllülərə vaxt və ya pul ianə tələbləri olmayan sosial toplantılar vasitəsilə bir-biri ilə əlaqə yaratmaq imkanları təmin edin. Ofisinizdə və ya idarə heyətinin üzvü və ya komitə sədrinin evində vaxtaşırı olaraq yalnız könüllülər üçün nəzərdə tutulmuş mikser yerləşdirməyi düşünün. Müəyyən edilmiş vaxt çərçivəsində könüllü olan hər kəsi dəvət edin. Təşkilatınızın büdcəsindən asılı olaraq, siz şirniyyat təqdim edə bilərsiniz və ya bir qazan planlaşdırmaq daha yaxşı ola bilər. Əsas odur ki, təşkilatınızla maraqlanan insanların bir-birini tanıması və əlaqələr qurmağa başlaması üçün bir yol təmin etməkdir. Axı, könüllüləriniz dostları da iştirak edərsə, təşkilatla daha çox əlaqədə olacaqlar.
Könüllülərin səylərini tanıyın
Əmin olun ki, könüllülər təşkilatınızın öz missiyasını yerinə yetirməkdə və ya mühüm səbəblərə kömək etməkdə planlaşdırdıqları mühüm rola görə tanınırlar. Əmin olun ki, təşkilatın ictimai qeydləri icraçı direktora və ya digər heyət üzvlərinə çox diqqət yetirməkdənsə, könüllüləri tanıyır. Məsələn, təşkilat üçün reklam axtararkən, media mənsublarını və ya bloggerləri işçilərdən başqa komitə sədrləri və ya idarə heyəti üzvləri ilə müsahibəyə yönləndirin. Təşkilatın fəaliyyətinin fotoşəkillərini dərc edərkən, könüllülərin iştirak etdiyi şəkilləri seçin. Xüsusi tədbirlər üçün ianə toplayanları təşviq edərkən, elanda komitə üzvlərinin adlarını qeyd etməyi düşünün.
Könüllülərə təşəkkürümüzü rəsmi şəkildə bildirək
Təqdir vacibdir, amma qiymətləndirmə də vacibdir. Həm üz-üzə, həm də rəsmi təşəkkür qeydləri vasitəsilə könüllülərə təşəkkür etməyi unutmayın. İldə ən azı bir dəfə könüllülərin qiymətləndirilməsi tədbirinə ev sahibliyi etməyi düşünün, məsələn, könüllülər üçün nəzərdə tutulmuş nahar və ya könüllülərin təşəkkür nitqi və xidmət mükafatlarını ehtiva edən başqa bir toplantı. Qrupa xüsusilə əhəmiyyətli töhfələr vermiş və ya uzun müddət dəstəkləyən könüllülər üçün lövhələr və ya digər mükafatlar təqdim edin. Böyük mərhələlər üçün illərlə xidmət mükafatlarını, eləcə də bütün könüllülər üçün kağız üzərində təşəkkür sertifikatlarını nəzərdən keçirin.
Müxtəlif Könüllü Ünsiyyət Vasitələrindən İstifadə Edin
Könüllülərin xidmətinə güvənən hər hansı bir təşkilat öz vaxtını və istedadını bölüşənləri cəlb etmək və saxlamaq, kömək etmək üçün yeni insanları işə cəlb etmək üçün addımlar atmalıdır. Könüllülərlə effektiv ünsiyyət saxlamaq üçün heç bir şey yoxdur. Müxtəlif kommunikasiya vasitələrindən istifadə sizə təşkilatınıza sadiq olan güclü könüllülər komandası yaratmağa və cəlb etməyə kömək edəcək. Effektiv könüllü ünsiyyət vasitəsilə siz uzun illər xeyriyyə təşkilatınızla əlaqə saxlayacaq şəxslərlə möhkəm əlaqələr qura biləcəksiniz.
